Was ist eine elektronische Rechnung?

Nach dem Umsatzsteuergesetz lässt sich eine elektronische Rechnung wie folgt defnieren:

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dabei wird unterschieden zwischen

  • strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
  • unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-/JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und
  • hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD).

Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download zur Verfügung.

In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.

ZUGFeRD

ZUGFeRD Bedeutung und Entstehung:

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) soll als standardisiertes Rechnungsformat den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Privatpersonen vereinfachen. Das Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einem PDF-Beleg sowie das automatisierte Auslesen und Verarbeiten der Rechnungen.
Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen auf Basis des internationalen Standards der Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT entwickelt. Wie der Name schon sagt, ist dies ein Standard der UN und damit ist ZUGFeRD eben - wie oft behauptet - keine reine deutsche Entwicklung.
FeRD wurde im März 2010 gegründet und hat die Aufgabe das ZUGFeRD-Format zu entwickeln und deren Anwendung zu fördern.
Am 25. Juni 2014 wurde die Version 1.0 der Spezifikation veröffentlicht.
Das ZUGFeRD-Format wird nach Maßgabe des Forums elektronische Rechnung Deutschland sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung frei zugänglich gemacht und zu fairen, sachgerechten und nicht diskriminierenden Bedingungen angeboten.
Kernaufgabe des Forums ist es, elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten. Es soll Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorbereiten, koordinieren und umsetzen.

Ziel und Zielgruppen:

ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.
Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind große und mittlere Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltung aber insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen.

Konzept und Potenzial:

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: einem PDF-Beleg sowie einer in den Beleg eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei dient der Darstellung und Visualisierung der Rechnung. Die XML-Datei hingegen beinhaltet den Datensatz der Rechnung mit allen Informationen. Durch diese wird die Rechnung elektronisch auswertbar. Mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD lassen sich so Vorgänge des Rechnungswesens, wie z.B. die Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchungs- und Zahlungssystem, größtenteils automatisieren und vereinfachen. Für das ZUGFeRD-Rechnungsformat existieren drei verschiedene Profile. Diese bestimmen die Mindestanforderungen an den Umfang der in der XML-Datei der elektronischen Rechnung zu übermittelnden Daten:

Diese Vorteile entstehen durch ZUGFeRD:

Mit diesem Format können Rechnungen einfach zwischen Unternehmen, Privatpersonen und der öffentlichen Verwaltung ausgetauscht werden. Prozesse des Rechnungswesens sollen mit dem Format an Effizienz gewinnen und der Wegfall von Material- und Portokosten zu geringerem Kostenaufwand in der Rechnungsverarbeitung führen. So sollen laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Billentis Kostensenkungen von 50 bis 80 Prozent möglich sein, weshalb die Investitionen in elektronische Rechnungen sich häufig schon nach sechs Monaten amortisieren. Das Rechnungsformat ZUGFeRD ist somit ein konkreter Schritt zur Ressourceneinsparung für Unternehmen und Verwaltungen.

 

Quellen:
https://www.ser.de/themen/zugferd.html
https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD

XRechnung

Aufklärung und Entstehung von XRechnung:

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen 
(e Rechnung) eingeführt wird, die an die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gesendet werden. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. Nach der Einführung der elektronischen Rechnung in Bund und Ländern in den Jahren 2018 und 2019 können elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich nach dem Standard XRechnung an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes und der Länder gesendet werden. Der Standard XRechnung wurde am 6. September 2017 in einer Rechtsverordnung als grundsätzlicher Datenaustauschstandard bei elektronischen Rechnungen in Deutschland festgelegt. XRechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt. XRechnung ist in der Version 1.0 (Fassung vom 10. Mai 2017) veröffentlicht und konform zur europäischen Norm EN 16931-1.

 Entwicklung des Standards XRechnung:

Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard in Deutschland übernahm das Bundesministerium des Innern (BMI) zusammen mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Dies geschah im Auftrag des IT-Planungsrats (also im Auftrag von allen Bundesländern und dem Bund). Dafür wurden drei Expertengruppen eingerichtet:
Da weder die EU-Norm noch XRechnung bislang branchen- und länderspezifische Erweiterungsanforderungen berücksichtigen, soll XRechnung in Deutschland vorerst als Mindeststandard gelten. Deutschland will sich an der Normierung auch in Zukunft beteiligen, um die Interessen der öffentlichen Verwaltung zu vertreten. Zur Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen und Anpassungsbedarf gegenüber der EU-Norm und XRechnung soll ein nationales Change-Management aufgebaut werden.

 Bestandteile des Standards XRechnung:

Der Standard XRechnung besteht aus folgenden Teilen:

  • Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument
  • Technische Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
  • Technische Repräsentation von Codelisten im OASIS-Standard „Genericode 1.0“
  • Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML-Dokuments auf Konformität zum Standard XRechnung

Die technischen Artefakte werden zusammen mit dem Standard ab Version 1.1 veröffentlicht.



Quellen:
https://www.rechnungen-digitalisieren.de/xrechnung
https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung