Veranstaltungsverwaltung

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Umsetzung des ePayBL-Webshops für Veranstaltungsmanagement

Die Technischen Universitäten in Chemnitz und Freiberg sowie das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) veranstalten zahlreiche internationale Kongresse mit Gästen aus aller Welt. Hierfür bestand die Aufgabe, ein Konferenzportal mit Anmelde-, Bezahl- und Verwaltungsfunktionen zu entwickeln, sodass die Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, sich im Internet komfortabel anzumelden und sicher ihre Gebühren zu entrichten. Die Betreiber erhalten mit der Erweiterung zugleich die Möglichkeit, die Veranstaltungsverwaltung ohne den Einsatz zusätzlicher Software und ohne Medienbrüche bis hin zur Übergabe an im Einsatz befindliche Haushaltssysteme zu bewältigen.

Mit dem Einsatz eines modifizierten ePayBL-Webshopsystems sollten die Arbeitsabläufe zur Veranstaltungsverwaltung automatisiert und Medienbrüche verhindert werden. Als Basis für den Einsatz sollte der ePayBL-Webshop mit der Erweiterung eines Veranstaltungsprodukts dienen.

Ziel der Entwicklungsleistungen für den Einsatz des Webshops war die Umsetzung folgender Modifikationen:

Implementierung eines neuen Produkttyps "Veranstaltungsprodukt" in den ePayBL-Webshop

Implementierung einer Veranstaltungsverwaltung in den ePayBL-Webshop

Erweiterung des Bestellprozesses um Anfragen und Wartelisten

Archivierung von Veranstaltungen

Sprachauswahl von Bestellungen und Dokumenten

Einbindung von herunterladbaren pdf-Dokumenten in Artikelbeschreibungen

Anmeldung und Registrierung

Mitarbeiter und Gäste anmelden

Es gibt die Möglichkeit, Mitarbeiter oder Gäste zu Veranstaltungen anzumelden.

Konfigurierbarkeit

Die Anmeldeformulare sind individuell auf die Anforderungen der Veranstaltung anpassbar.

Teilnehmerfunktionen

Teilnehmern können Funktionen, wie Moderator, Sprecher oder Teilnehmer, zugewiesen werden.

Registrierungsfrist

Ein Datum für das Ende der Registrierungsfrist ist einstellbar.

Preisgestaltung

Zeitlich begrenzte Preisgestaltungen sind einstellbar, zum Beispiel: Frühbucherrabatt und Spätbucheraufschlag.

Zulassungsbeschränkung

Veranstaltungen können durch Teilnahmeanträge zulassungsbeschränkt werden.

Elektorinsche Bezahlmöglichkeiten

Elektronische Bezahlmöglichkeiten können für Veranstaltungen und Teilnehmergruppen individuell eingestellt werden.

  • Kreditkarte
  • Giropay
  • SEPA-Lastschrift
  • Banküberweisung
  • Anbindung an Bezahlplattform ePayBL
Kundenkomunikation

Veranstaltungssprache

Die Veranstaltungssprache und eine automatische Übersetzungsfunktion für Standardbegriffe sind konfigurierbar.

Automatischer Versand von:

Registrierungsbestätigung, Rechnungen und Teilnahmezertifikaten ist möglich.

Zusatzinformationen

Zusatzinformationen werden als E-Mail-Benachrichtigungen an die Kunden versendet.

Dokumente downloaden

Dokumente wie Veranstaltungsprogramme oder Vorlesungsscripte können im Frontend als PDF-Dateien heruntergeladen werden.

Rahmenprogramme und Zusatzangebote

Allgemein

In Veranstaltungen können Rahmenprogramme, sowie jegliche Art Zusatzangebote, integriert werden.

Zusatzangebote

Zusatzangebote mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen belegt sein.

Kontingente

Bei Überschreitung von Teilnehmerbegrenzungen sind Wartelisten möglich.

Weitere Möglichkeiten

Teilnehmerlisten

DSGVO-gerechte Teilnehmerlisten inklusive Exportfunktion werden erstellt.

Archivierung

Beendete Veranstaltungen können archiviert und anschließend im Frontend eingesehen werden.